Запрос коммерческого предложения поставщику: как составить и разослать

Запрос коммерческого предложения — самый частый документ в работе снабженца: без него не сравнить цены, не выбрать поставщика, не защитить закупку перед руководством. При этом половина запросов остаётся без ответа — и почти всегда дело в самом письме. Разберём, как составить запрос, на который отвечают, и как не потратить день на рассылку по 30 адресам.

Что такое запрос КП и когда он нужен

Это письмо поставщику с просьбой назвать цену и условия под конкретную потребность. Юридически он ни к чему не обязывает ни вас, ни поставщика: КП в ответ — информация для сравнения, а не оферта (если поставщик прямо не указал обратное). Запрос КП нужен в трёх ситуациях: вы выбираете поставщика под закупку, вам нужен срез рынка по цене, или вы обосновываете НМЦК по 44-ФЗ — там без минимум трёх предложений не обойтись.

7 пунктов, без которых поставщик не сможет ответить

Поставщик отвечает быстро, когда ему есть что считать. Проверьте, что в запросе есть всё это:

• Точное наименование товара — с маркой, ГОСТом, артикулом или характеристиками. «Труба стальная» — не наименование; «труба э/с 57×3,5 ГОСТ 10704, 10 тонн» — наименование.
• Количество и регулярность. Разовая партия и годовой контракт — разные цены. Если планируете брать регулярно, скажите об этом: скидка начинается здесь.
• Условия поставки. Куда везти, кто платит доставку, нужна ли отсрочка платежа. Цена «на воротах завода» и цена с доставкой до вашего склада отличаются на десятки процентов.
• Формат цены. С НДС или без, в какой валюте, фиксация на какой срок.
• Срок ответа. «До 25 июля» работает; «в кратчайшие сроки» — нет. Без дедлайна письмо откладывают навсегда.
• Ваши реквизиты и подпись. Название компании, ИНН, должность и телефон. Анонимный запрос с бесплатной почты уходит в корзину: поставщик не понимает, кому считает.
• Один вопрос — одно письмо. Не смешивайте пять товарных групп в одном запросе: такое письмо внутри компании поставщика некому обработать целиком.

Шаблон запроса КП

Копируйте и подставьте своё. Тема письма: «Запрос КП: [товар], [объём] — [ваша компания]» — по такой теме письмо находят и через месяц.

«Добрый день!

Компания [название, ИНН] рассматривает закупку [товар с характеристиками] в объёме [количество] с поставкой до [город, склад] в [срок].

Просим направить коммерческое предложение с указанием:
— цены за единицу и за объём (с НДС/без НДС);
— срока поставки с момента оплаты/заказа;
— условий оплаты (предоплата, отсрочка);
— срока действия предложения;
— стоимости доставки до [город] или условий самовывоза.

Ответ просим направить до [дата] на [почта].

[Имя, должность, компания, телефон]»

Если закупка регулярная — добавьте одну строку: «При конкурентной цене готовы обсудить годовой объём [X] с графиком поставок». Эта строка заметно поднимает и долю ответов, и качество цен: под объём считают иначе.

Ошибки, из-за которых запросы остаются без ответа

• Писать трём компаниям. Отвечает примерно треть — из трёх адресатов вы получите одно КП и будете «сравнивать» его само с собой. Пишите 15–30 компаниям, по важным позициям — 30–50.
• Слать на info@. Общий ящик — самое медленное место в компании. Ищите почту отдела продаж или конкретного менеджера — на сайте поставщика в разделе «Контакты» она обычно есть.
• Запрашивать «прайс на всё». Прайс вам пришлют, но это не КП: без вашего объёма и условий он ничего не говорит о реальной цене сделки.
• Не напоминать. Одно вежливое напоминание через 3 рабочих дня добавляет к доле ответов ещё 10–15%. Больше одного — уже спам.
• Собирать ответы по трём почтам и мессенджерам. Через неделю вы не найдёте, кто что предлагал. Ответы должны падать в одно место — таблицу или кабинет.

Как разослать запрос 30–50 поставщикам и не потратить день

Ручной цикл выглядит так: найти поставщиков в поиске, открыть сотню сайтов, выписать почты, отправить 30 писем по одному, а потом две недели сводить ответы из почты в таблицу. Это рабочий день на одну позицию — поэтому обычно пишут трём, и сравнение цен превращается в формальность.

В TurboSwift этот цикл автоматизирован целиком: поиск поставщиков собирает по вашему товару 200–300 компаний с почтами и телефонами (посредники отсекаются по домену и коду телефона), рассылка отправляет ваш запрос КП всем выбранным за один запуск, а ответы поставщиков падают в один кабинет — с уведомлением на каждый новый. Черновик запроса под ваш товар готовит встроенный ассистент, править его можно перед отправкой.

Что делать с ответами

Сводите КП в одну таблицу с одинаковыми колонками: цена за единицу, минимальная партия, срок поставки, условия оплаты, доставка. Предложения «в разных единицах» приводите к сопоставимым — цена с доставкой до вашего склада честнее цены «с завода». Дальше сравнивайте не только рубль: поставщик с ценой на 3% выше, но с отсрочкой и стабильным сроком, на годовом объёме почти всегда выгоднее самого дешёвого. Перед сделкой проверьте контрагента по ИНН — минута, которая страхует всю закупку.

Частые вопросы

Скольким поставщикам отправлять запрос КП?
Отвечает примерно треть. Нужно 3–5 предложений для сравнения — пишите 15–30 компаниям. Если хотите реальную картину рынка по цене — 30–50.

Сколько ждать ответа?
Рабочая норма — 3–5 рабочих дней. Укажите срок прямо в письме: без дедлайна запрос откладывают и забывают. Через 3 дня уместно одно напоминание.

Обязателен ли фирменный бланк?
Нет. Запрос КП — обычное деловое письмо, форма свободная. Бланк и реквизиты повышают доверие и долю ответов, но юридической силы запросу не добавляют.

Чем запрос КП отличается от запроса цен для НМЦК?
Запрос КП — инструмент коммерческой закупки: вы выбираете поставщика. Запрос цен для НМЦК — процедура госзаказчика по 44-ФЗ: три сопоставимых предложения нужны для обоснования начальной цены, покупать у ответивших не обязательно.

Почему поставщики не отвечают?
Три главные причины: запрос размытый (считать нечего), письмо ушло на общий info@ и утонуло, или адресатов было слишком мало. Конкретика, правильный адрес и 30 адресатов вместо трёх решают проблему.