Аутсорсинг закупок: какие функции можно передать подрядчику по 44-ФЗ, 223-ФЗ и в коммерческих закупках

Аутсорсинг закупок — это когда выбор поставщика и цены делает сторонняя команда: ищет поставщиков, собирает коммерческие предложения, сводит их в сравнение и готовит процедуру. Решение, договор и подпись остаются за вами. В госзакупках граница задана законом: по ст. 40 44-ФЗ подрядчику можно поручить отдельные функции по определению поставщика, но НМЦК, существенные условия и подписание контракта закон оставляет заказчику.

Ниже — где проходит граница с аутсорсингом снабжения, какие функции закупщика реально уходят наружу, как платят подрядчику, чем опасна такая схема и какую часть работы закрывает TurboSwift.

Закупки и снабжение: в чём разница для аутсорсинга

Слова часто используют как синонимы, но вопрос у них разный. Закупка отвечает на вопрос «у кого и почём», и это процедура: запрос цен, отбор, протокол или решение. Снабжение отвечает на вопрос «чтобы материал был на объекте к нужной дате» и живёт потоком заявок. Отсюда разный объём работы подрядчика и разные правила игры.

Если вам нужен подрядчик под постоянный поток заявок цехов или объектов, читайте материалы об аутсорсинге снабжения и о комплексном снабжении. Здесь речь о более узкой и более регулируемой части — процедуре выбора поставщика, в том числе там, где её потом проверяют контрольные органы и внутренний аудит.

Какие функции закупщика можно отдать наружу

Работу закупщика удобно разложить на операции и про каждую спросить: нужна ли для неё подпись, полномочия или доступ к деньгам. Если нет — её можно отдать. Чаще всего наружу уходит то, что съедает время, но не требует права решать.

• Анализ рынка. Кто производит и кто перепродаёт позицию, сколько на рынке реальных игроков, какие аналоги допустимы. Для заказчика по 44-ФЗ это ещё и материал для консультаций с поставщиками на стадии планирования: их организует контрактная служба или управляющий (п. 6 ч. 4 ст. 38).
• Поиск поставщиков и запрос КП. Сбор контактов, рассылка запроса, напоминания тем, кто молчит, уточнение условий. Как составить письмо, на которое отвечают, — в образце запроса КП поставщикам.
• Сравнительная таблица. Приведение ответов к одним условиям: цена с НДС или без, срок отгрузки, порядок оплаты, минимальная партия, что входит в цену.
• Проверка контрагентов. Регистрация, возраст компании, суды, связи между участниками — до того, как поставщик попадёт в короткий список.
• Подготовка процедуры. Проект извещения и документации, описание объекта закупки, проект договора — как черновик, который утверждает заказчик.
• Техническая часть процедуры. Размещение информации в ЕИС и на электронной площадке, рассылка приглашений — по поручению и от имени заказчика.
• Торг и уточнение условий. В коммерческих закупках — переговоры по цене и отсрочке в пределах лимитов, которые вы задали письменно.

Что не отдают: утверждение потребности и бюджета, выбор победителя, подпись договора, приёмку и оплату. Даже в коммерческой закупке, где закон ничего не запрещает, эти точки лучше держать внутри: на них завязана ответственность, и именно на них случаются злоупотребления.

Что по 44-ФЗ остаётся у заказчика

У госзаказчика есть прямое основание для аутсорсинга — ст. 40 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ о специализированной организации. Заказчик вправе привлечь её на основе контракта для отдельных функций по определению поставщика: разработки документации о закупке (если закон её предусматривает), размещения информации и электронных документов в ЕИС и на электронной площадке, направления приглашений и иных функций, связанных с проведением определения поставщика. Но вторая фраза той же части ставит предел.

Из той же статьи следуют ещё четыре правила, которые стоит держать перед глазами при выборе подрядчика:

1. Специализированную организацию выбирают по правилам 44-ФЗ (ч. 2 ст. 40): саму услугу заказчик тоже закупает, а не поручает знакомой фирме.
2. Организация действует от имени заказчика, а права и обязанности по её действиям возникают у заказчика (ч. 3 ст. 40).
3. За вред, причинённый незаконными действиями специализированной организации в пределах переданных ей полномочий, заказчик несёт солидарную ответственность (ч. 4 ст. 40).
4. Специализированная организация не может быть участником закупки, в рамках которой выполняет эти функции (ч. 5 ст. 40).

Отдельно — про контрактного управляющего. Если совокупный годовой объём закупок не превышает 100 млн рублей и контрактной службы нет, заказчик назначает должностное лицо, ответственное за закупки и исполнение контрактов (ч. 2 ст. 38); при большем объёме создаётся контрактная служба (ч. 1 ст. 38). Закон говорит именно о должностном лице заказчика и требует от него высшего или дополнительного профессионального образования в сфере закупок (ч. 6 ст. 38). Поэтому подрядчику можно передать работу, но не саму роль: план-график, извещения, обеспечение закупок и заключение контрактов, подготовка материалов для претензионно-исковой работы закреплены за службой или управляющим (ч. 4 ст. 38).

Ответственность за нарушения законодательства о контрактной системе — дисциплинарную, гражданско-правовую, административную, уголовную — несут виновные лица (ч. 1 ст. 107). Кто бы ни готовил черновик, вопросы контролёра придут к тому, кто утвердил документ и подписал контракт. Не путайте специализированную организацию и с централизацией закупок: там полномочия на определение поставщиков передают уполномоченному органу или учреждению, а служба или управляющий сохраняют остальные полномочия и отвечают в их пределах (ч. 5 ст. 38).

Сбор цен для НМЦК — самая частая работа, которую отдают наружу. Часть 5 ст. 22 допускает для метода сопоставимых рыночных цен информацию о ценах, «полученную по запросу заказчика у поставщиков». Когда письмо уходит с ящика заказчика и за подписью его сотрудника, вопрос, чей это запрос, не возникает. Как собрать такие ответы и почему поставщики молчат, разобрано в гайде о запросе цен для НМЦК.

223-ФЗ и коммерческие закупки: рамки задают положение и договор

У заказчиков по Федеральному закону от 18.07.2011 № 223-ФЗ правила живут в положении о закупке. Закон называет его документом, который регламентирует закупочную деятельность заказчика и содержит, в частности, порядок определения и обоснования начальной (максимальной) цены договора, порядок подготовки и осуществления закупок, заключения и исполнения договоров (ч. 2 ст. 2). Поэтому, что можно поручить стороннему организатору, смотрят в положении конкретного заказчика. Конкурентные способы — конкурс, аукцион, запрос котировок, запрос предложений и иные, установленные положением (ч. 3.1 ст. 3); последний подробно разобран в гайде о запросе предложений по 223-ФЗ. Если не уверены, по какому закону закупает организация, начните с материала «44-ФЗ или 223-ФЗ».

Нормы о конфликте интересов в 223-ФЗ тоже есть: руководитель заказчика и члены комиссии обязаны принимать меры по его предотвращению (ч. 7.1 ст. 3), а в комиссию не могут входить лица с личной заинтересованностью в результатах закупки, участники (акционеры) и члены органов управления организаций, подавших заявки, кредиторы участников закупки (ч. 7.2 ст. 3). Людей подрядчика, который готовит закупку, разумно проверять по тем же признакам — через договор.

В коммерческих закупках вне 223-ФЗ закон почти не ставит рамок, всё решает договор. Здесь важен один выбор. Если подрядчик только ищет, запрашивает и сравнивает, а договор с поставщиком подписываете вы, это возмездное оказание услуг (глава 39 ГК РФ). Если подрядчик сам заключает сделки, это агентский договор (ст. 1005 ГК РФ), и важно, от чьего имени: по сделке, совершённой агентом от своего имени, права и обязанности приобретает агент, от имени принципала — сразу принципал. Во втором случае через подрядчика идут ваши деньги и ваши поставщики, и требования к его отчётам должны быть жёстче.

Модели оплаты: абонемент, за закупку, процент

Публичной «средней цены» аутсорсинга закупок нет: ставка зависит от номенклатуры, числа позиций и того, кто отвечает за результат. Поэтому сравнивайте не цифры из прайсов, а то, какое поведение подрядчика оплачивает каждая модель.

Модель «процент от экономии» работает, только если базу зафиксировали до старта: цену прошлого договора, медиану первых КП или утверждённую НМЦК. На практике модели смешивают — небольшой абонемент за готовность плюс ставка за закупку. У госзаказчика свобода меньше: специализированную организацию выбирают по 44-ФЗ (ч. 2 ст. 40), значит, и цену такого контракта обосновывают по ст. 22, как любую другую.

Риски аутсорсинга закупок и как их снимают

Все риски сводятся к одному: у подрядчика оказывается информация и влияние, а ответственность остаётся у вас. Вот как это выглядит на практике и что помогает.

• Утечка цен. Подрядчик видит ваши цены, объёмы и поставщиков — ровно то, что хотели бы знать конкуренты. Закон о коммерческой тайне связывает защиту с мерами самого обладателя: перечень сведений, ограничение доступа, учёт допущенных лиц, регулирование отношений с контрагентами через гражданско-правовые договоры, гриф на документах (ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ). Режим считается установленным только после этих мер (ч. 2 ст. 10). На деле это соглашение о конфиденциальности до передачи первого прайса, доступ по списку сотрудников подрядчика и запрет использовать ваши данные в работе на других клиентов.
• Конфликт интересов. Подрядчик может получать вознаграждение от поставщиков — агентские, бонусы за объём, — и тогда выбирает не лучшего, а «своего». В 44-ФЗ перечень связей, исключающих участие в закупке, привязан к должностным лицам заказчика: руководителю, членам комиссии, руководителю контрактной службы, контрактному управляющему (п. 9 ч. 1 ст. 31). Работников подрядчика в нём нет, поэтому обязанность раскрывать отношения с поставщиками и запрет брать от них деньги пишут в договор.
• Непрозрачный отбор. Вам показывают три «лучших» предложения, а сколько поставщиков спросили на самом деле, неизвестно. Требуйте полный список опрошенных, все ответы и отказы — в исходном виде, а не в пересказе.
• Потеря базы. Поставщики, переписка и история цен остаются у подрядчика и уходят вместе с ним при расторжении. Лечится тем, что переписка идёт с вашего адреса, а база контактов по договору принадлежит вам.
• Размытая ответственность. Черновик готовил подрядчик, подписал ваш сотрудник, ошибку нашёл контролёр. В 44-ФЗ права и обязанности по действиям специализированной организации возникают у заказчика (ч. 3 ст. 40), поэтому в контракте закрепите, чем подрядчик отвечает перед вами: сроки, качество, возмещение.

Как выбрать подрядчика: что проверить до договора

1. Попросите отчёт по реальной закупке без названий: сколько поставщиков опрошено, сколько ответило, как сведены условия.
2. Уточните, с какого адреса уходят письма поставщикам и кому принадлежит база контактов после окончания договора.
3. Спросите прямо, получает ли подрядчик деньги от поставщиков, и запишите ответ в договор.
4. Проверьте самого подрядчика по ИНН — так же, как проверили бы поставщика.
5. Зафиксируйте, что считается результатом: число КП, срок, формат сравнения — и что будет, если результата нет.
6. Для 44-ФЗ убедитесь, что поручаемые функции укладываются в ч. 1 ст. 40, а комиссия, НМЦК, условия контракта и подпись остаются за вами.

Где в этой схеме TurboSwift

TurboSwift закрывает самую трудоёмкую часть работы закупщика — поиск поставщиков и сбор коммерческих предложений, — но не заменяет ни контрактного управляющего, ни комиссию. Мы не участвуем в торгах за клиента, не подписываем договоры, не платим поставщикам от вашего имени и не даём юридических гарантий: решение и договор всегда за вами.

• Поиск. За один запуск сервис собирает 200–300 контактов поставщиков: заводы, дилеры, склады, по России и по всему миру.
• Рассылка с вашего ящика. Запрос цены уходит от вашего имени, с прогретых ящиков с настроенными SPF, DKIM и DMARC.
• Ответы под контролем. Ответы приходят в кабинет и в Telegram, человек проверяет их и отправляет ответ поставщику; переписка идёт с вашего адреса.
• Сравнение. Сводная таблица предложений: цена, срок отгрузки, условия оплаты, минимальная партия.
• Проверка и перевод. Проверка контрагента по ИНН и перевод переписки с зарубежными поставщиками. Сервис работает без VPN, данные хранятся в России.

Работать можно двумя способами. Если закупщик у вас есть и нужна скорость, подключите сервис: тариф «Старт» — от 12 000 ₽ в месяц при оплате за 12 месяцев, с НДС, остальные — на странице тарифов. Если людей нет, закажите подбор поставщиков под ключ за 1 день. При работе через сервис запросы уходят с вашего ящика, поэтому переписка с поставщиками и их ответы остаются у вас — это закрывает риск потери базы, о котором шла речь выше. Решение, договор и подпись в любом случае за вами.

Частые вопросы

Можно ли по 44-ФЗ полностью передать закупки сторонней организации?

Нет. Статья 40 44-ФЗ разрешает поручить специализированной организации отдельные функции по определению поставщика: документацию, размещение в ЕИС и на площадке, приглашения. Создание комиссии, определение НМЦК, предмета и существенных условий контракта, утверждение проекта контракта и подписание контракта закон оставляет заказчику. Контрактная служба или контрактный управляющий при этом остаются.

Чем аутсорсинг закупок отличается от тендерного сопровождения?

Они работают на разные стороны. Аутсорсинг закупок помогает покупателю выбрать поставщика и цену, тендерное сопровождение помогает поставщику подать заявку и выиграть торги. Совмещать роли в одной закупке по 44-ФЗ нельзя: специализированная организация не может быть участником закупки, которую она готовит (ч. 5 ст. 40).

Кто отвечает, если подрядчик ошибся в документации?

По 44-ФЗ специализированная организация действует от имени заказчика, и права и обязанности возникают у заказчика (ч. 3 ст. 40). За вред, причинённый её незаконными действиями в пределах переданных полномочий, заказчик отвечает солидарно (ч. 4 ст. 40). Поэтому проверка и утверждение документов остаются на вашей стороне, а ответственность подрядчика перед вами прописывают в контракте.

Как защитить цены и базу поставщиков при аутсорсинге закупок?

Подпишите соглашение о конфиденциальности до передачи данных и установите режим коммерческой тайны: без мер из ч. 1 ст. 10 закона № 98-ФЗ он не считается установленным. Ограничьте доступ списком сотрудников подрядчика. Ведите переписку с поставщиками со своего ящика и закрепите в договоре, что база контактов и история цен принадлежат вам.

Сколько стоит аутсорсинг закупок?

Единой рыночной цены нет: платят абонементом, за закупку, процентом от бюджета или от экономии, а ставка зависит от номенклатуры и объёма работы. Если наружу нужно отдать только поиск поставщиков и сбор КП, эту часть закрывает сервис: тарифы TurboSwift начинаются от 12 000 ₽ в месяц при оплате за 12 месяцев, с НДС.