Аутсорсинг снабжения: отдайте поиск поставщиков и сбор цен, а решение оставьте себе

Аутсорсинг снабжения — это когда поиск поставщиков, запросы цен и сравнение предложений делает внешняя команда по договору услуг, а не снабженец в вашем штате. В TurboSwift мы берём на себя поиск, рассылку запроса цены, сводную таблицу КП, проверку поставщиков по ИНН. Выбор поставщика, договор с ним и оплата остаются за вами — деньги и подпись не выходят из компании.

Такой формат ищут словами «взять снабженца на аутсорс» или «нанять вас вместо сотрудника». По сути вы покупаете не человека на ставку, а результат: список поставщиков под вашу позицию и таблицу их цен. Стоимость — по тарифам от 12 000 ₽ в месяц (все тарифы) или разовый подбор через услугу поиска поставщиков за 1 день.

Кому подходит аутсорсинг снабжения

Есть четыре ситуации, в которых передать функцию наружу разумнее, чем нанимать ещё одного человека.

• Своего отдела снабжения нет. Закупки ведёт директор, главный инженер или бухгалтер между основными делами. Позиции покупаются у первого, кто ответил, и никто не знает, сколько то же самое стоит у соседнего завода.
• Снабженец есть, но перегружен. Один человек ведёт текучку, отгрузки, приёмку и документы, а на поиск новых поставщиков времени не остаётся. Мы забираем поиск и сбор цен, он занимается исполнением поставок.
• Разовый всплеск закупок. Крупный заказ, запуск новой линии, сезон. Нанимать сотрудника под два месяца пиковой нагрузки дорого: подбор, оформление, испытательный срок, а потом увольнение.
• Новый объект или новый регион. Под стройку в другом городе нужны местные поставщики бетона, металла, инертных материалов, а у вашей команды там нет ни контактов, ни истории работы.

Если у вас уже работает отдел и вопрос в том, как его устроить и сколько людей держать, — это другая задача, её мы разбирали в материале о функциях и структуре отдела снабжения. Здесь речь о передаче работы наружу.

Что мы берём на себя

Граница ответственности должна быть видна до старта, иначе через месяц начинаются споры, кто должен был написать поставщику. Наш объём работ такой.

1. Поиск поставщиков. За один запуск поиска система собирает 200–300 контактов: заводы, дилеры, склады — по России и по всему миру. Это не выгрузка из старого справочника, а сбор под вашу позицию.
2. Запрос цены. Письмо уходит с вашего почтового ящика, поэтому поставщик видит вашу компанию, а не посредника. Ящики прогреты, у домена настроены SPF, DKIM и DMARC. Как составить сам запрос, чтобы на него отвечали по делу, — в статье о запросе КП поставщикам.
3. Приём ответов. Ответы приходят в кабинет и в Telegram. Каждый ответ проверяет человек, и только после этого он отправляет ответ поставщику — без такой проверки ответ не уходит.
4. Сравнение КП. Предложения сводятся в одну таблицу: цена, срок отгрузки, условия оплаты, минимальная партия. Сравниваете по одинаковым полям, а не по десятку разных PDF.
5. Проверка поставщика по ИНН. До выбора победителя видно, какая компания стоит за ценой. На что смотреть в такой проверке — в материале о проверке контрагента.
6. Работа без VPN. Сервис открывается из России без VPN, данные хранятся в России.
7. Переписка с зарубежными поставщиками. Письма и ответы переводятся, так что запрос на завод в Китае или Турции ведётся так же, как с российским дилером.

Что остаётся за вами — и почему это правильно

Мы не участвуем в торгах за клиента, не подписываем договоры с поставщиками, не платим им от вашего имени и не даём юридических гарантий по сделке. Это не ограничение сервиса, а осознанная граница.

• Решение. Кого выбрать, решаете вы: по таблице видно, кто дешевле, кто быстрее отгружает и кто даёт отсрочку. Иногда правильный выбор — не самая низкая цена.
• Договор. Договор поставки и спецификацию подписывает ваша компания. Претензии по качеству и срокам вы предъявляете напрямую продавцу, без цепочки посредников.
• Оплата. Деньги идут с вашего счёта поставщику. Нет наценки, спрятанной в цене товара, и нет риска, что подрядчик задержит платёж.
• Приёмка. Проверить партию на складе или на объекте может только тот, кто физически там находится.

Свой снабженец, аутсорсинг или TurboSwift: затраты и сроки

Сравнивать форматы одной строкой «сколько стоит» бессмысленно: за этой цифрой разное содержимое. Ниже — параметры, которые потом влияют на закупку.

Честная оговорка: сервис не заменяет человека один к одному. Решение о выборе поставщика принимаете вы, и кто-то в компании должен подписать договор и принять товар. Экономия возникает на другом: самая долгая часть работы снабженца — найти, кому писать, разослать запросы и свести ответы — перестаёт занимать его день. Поэтому аутсорсинг может работать в паре со штатным сотрудником, а не только вместо него.

Юридически это услуга, а не сотрудник в аренду

Когда клиент говорит «возьмём вас к себе на работу», важно правильно оформить отношения. Передать функцию внешнему исполнителю можно, а вот получить чужого работника под своё управление и контроль закон запрещает; особый порядок направления персонала установлен только главой 53.1 ТК РФ.

Поэтому аутсорсинг снабжения оформляется договором возмездного оказания услуг. По статье 779 ГК РФ исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги — совершить определённые действия или осуществить определённую деятельность, а заказчик обязуется оплатить эти услуги. В договоре описывается результат: поиск, рассылка, сводная таблица, проверка. Рабочий день нашего специалиста под вашим руководством предметом договора не является.

Отдельно — для заказчиков по 44-ФЗ. Часть 1 статьи 40 закона разрешает привлечь на основе контракта специализированную организацию только для отдельных функций по определению поставщика. Создание комиссии по осуществлению закупок, определение НМЦК, предмета и иных существенных условий контракта, утверждение проекта контракта, документации о закупке и подписание контракта заказчик делает сам. TurboSwift специализированной организацией не является и процедуры не проводит: мы помогаем собрать коммерческие предложения, а расчёт и обоснование НМЦК остаются за вами. Как собрать КП, на которые поставщики действительно отвечают, — в разборе запроса цен для НМЦК.

Как начинается работа

1. Заявка. Оставляете её в форме на этой странице: что закупаете, в каком объёме и куда везти.
2. Разбор задачи. Уточняем номенклатуру, требования к товару и документам, регион поставки и срок, к которому нужны цены.
3. Подключение почтового ящика. Запросы уходят с вашего адреса, ответы возвращаются к вам. Если отдельного ящика под закупки нет, решаем, какой использовать.
4. Первый запуск поиска. Система собирает 200–300 контактов поставщиков под позицию — по России или с выходом на зарубежные заводы.
5. Рассылка запроса цены. Письмо составляется под вашу позицию и объём и уходит поставщикам с вашего ящика.
6. Ответы и уточнения. Ответы приходят в кабинет и в Telegram; каждое письмо проверяет человек, прежде чем поставщику уйдёт ответ.
7. Сводная таблица. Цена, срок отгрузки, условия оплаты, минимальная партия, проверка по ИНН — в одном месте.
8. Ваше решение. Выбираете поставщика, заключаете с ним договор и платите напрямую.

Что подготовить к первому разговору

• Список позиций с объёмами — хотя бы в Excel, можно с артикулами текущего поставщика.
• Требования к товару: ГОСТ или ТУ, марка, допустимые аналоги.
• Адрес склада или объекта и желаемый срок поставки.
• Нужные документы: сертификаты, паспорта качества, закрывающие документы с НДС или без.
• Кто у вас принимает решение о выборе и подписывает договор.

Чем точнее заявка, тем меньше уточняющих писем от поставщиков и тем быстрее появляется таблица, в которой предложения можно сравнить между собой.

Сколько стоит

Работа идёт по тарифам сервиса. Цены указаны за месяц при оплате за 12 месяцев, с НДС.

Состав тарифов — на странице тарифов. Если задача разовая, начните с подбора поставщиков под ключ — это 1 день. Исполнитель по договору — ООО «Материк».

Как выбрать подрядчика на аутсорсинг снабжения

Кем бы ни был ваш подрядчик, задайте ему эти вопросы до подписания договора.

• С чьего адреса уходят письма поставщикам? Если с адреса подрядчика, поставщики знакомятся с ним, а не с вами, и при смене подрядчика контакты придётся заводить заново.
• Видите ли вы исходные КП? Итоговая таблица без первичных писем не даёт проверить, откуда взялась цена.
• Получает ли подрядчик вознаграждение от поставщиков? Если да, у него появляется интерес выбрать не самого выгодного для вас.
• Кому принадлежит база поставщиков после окончания договора? Зафиксируйте это письменно.
• Кто подписывает договор поставки и чьи деньги идут поставщику? Если подрядчик закупает на себя и перепродаёт, это уже не аутсорсинг функции, а перепродажа с наценкой — считайте её отдельно.
• Как выйти из договора? Срок уведомления и то, что вы получаете на руки при расторжении.

Когда аутсорсинг снабжения не нужен

Если вы годами покупаете одно и то же у трёх-пяти постоянных поставщиков и штатный снабженец справляется, внешняя команда ничего не добавит. Не поможет аутсорсинг и там, где основная работа — приёмка на складе, контроль отгрузок и претензии: это делает человек на месте. Выгода появляется, когда новых позиций много, времени мало и нужно быстро увидеть рынок целиком, а не три знакомых прайса.

Частые вопросы

Сколько стоит аутсорсинг снабжения?

У нас — по тарифам сервиса: Старт от 12 000 ₽ в месяц (1 пользователь, 50 запусков поиска), Команда от 25 000 ₽ (3 пользователя, 200 запусков), Холдинг от 60 000 ₽ (10 пользователей, 1000 запусков), Бизнес — индивидуально. Цены за месяц при оплате за 12 месяцев, с НДС. Для разовой задачи есть подбор поставщиков под ключ за 1 день.

Чем аутсорсинг снабжения отличается от аутстаффинга?

При аутсорсинге вы покупаете результат работы: найденных поставщиков, собранные цены, сводную таблицу. Если же работник подрядчика трудится под вашим управлением и контролем, это заемный труд, и статья 56.1 ТК РФ его запрещает. Особый порядок предусмотрен только для направления работников по договору о предоставлении труда работников (персонала) — по главе 53.1 ТК РФ. Поэтому снабжение передаётся по договору возмездного оказания услуг с описанием результата.

Можно ли отдать на аутсорсинг закупки по 44-ФЗ?

Только частично. По части 1 статьи 40 44-ФЗ заказчик может привлечь специализированную организацию для отдельных функций по определению поставщика, но комиссию, НМЦК, предмет и существенные условия контракта, утверждение проекта контракта, документации о закупке и подписание контракта оставляет за собой. TurboSwift процедуры не проводит: мы помогаем найти поставщиков и собрать коммерческие предложения, а цену вы обосновываете сами.

Кто подписывает договор с поставщиком и платит ему?

Вы. Мы не подписываем договоры от вашего имени, не платим поставщикам и не даём юридических гарантий по сделке. Договор поставки и оплата идут напрямую между вашей компанией и выбранным поставщиком, поэтому претензии по срокам и качеству вы тоже предъявляете ему напрямую.

Нужен ли нам свой снабженец, если работаем с вами?

Отдельный сотрудник не обязателен, но кто-то в компании должен принимать решение о выборе поставщика, подписывать договор и принимать товар — это может быть руководитель или инженер. Если снабженец уже есть, мы снимаем с него поиск и сбор цен, а он занимается поставками и приёмкой.