Запрос коммерческих предложений: как составить и сравнить

Запрос коммерческих предложений — это письмо, из которого поставщик за минуту понимает, что вы покупаете, сколько, куда и когда, и по какой форме ему отвечать. Рабочий минимум: точная спецификация позиции, количество и единица измерения, адрес и базис поставки, требуемый срок, условия оплаты, дедлайн ответа и контакт. Всё остальное — детали, но без этих семи пунктов вы получите не предложения, а разнобой, который нельзя сравнить.

Что вообще считается запросом КП

Формально запрос КП — необязывающее обращение к поставщику с просьбой назвать цену и условия. Он не создаёт обязательств купить, но задаёт рамку: чем жёстче рамка, тем точнее ответы. У запроса три роли, и путать их нельзя.

• Мониторинг рынка — понять коридор цен и сроки. Здесь достаточно короткой спецификации, но обязательно скажите, что это оценка, а не закупка: иначе поставщик обидится, когда сделки не будет.
• Обоснование НМЦК — сбор цен для расчёта начальной цены по 44-ФЗ/223-ФЗ. Формат жёсткий: письмо с исходящим номером, идентичное ТЗ всем адресатам, ответы на фирменном бланке с подписью, датой и сроком действия цены.
• Реальная закупка — вы собираетесь купить. Тогда в запросе появляются условия оплаты, требования к документам, гарантия и срок, к которому нужен товар на объекте.

Скажите поставщику прямо, какой это случай. Фраза «запрос для формирования начальной цены, закупка планируется в сентябре» экономит обеим сторонам неделю переписки и повышает процент ответов.

Что обязательно указать в запросе

Проверяйте письмо по этому списку перед отправкой. Каждый пропущенный пункт вернётся к вам вопросом от поставщика или, что хуже, его домыслом.

• Позиция без двусмысленности: наименование, марка/материал, стандарт или ТУ, типоразмер, исполнение, климатика. Есть артикул производителя — дайте его.
• Количество и единица: 12 т, 340 шт, 1 200 п. м. Отдельно — можно ли дробить партию и допустим ли аналог.
• Место доставки: город и адрес, а лучше — «Екатеринбург, Верх-Исетский р-н, склад с рампой, разгрузка нашими силами». Самовывоз со склада поставщика тоже указывайте как вариант, чтобы увидеть цену без логистики.
• Срок поставки: желаемая дата и предельная. Просите указать срок в рабочих днях от оплаты, а не «в течение недели-двух».
• Условия оплаты: какая форма вам подходит — предоплата, отсрочка, аккредитив. Просите поставщика назвать свой стандарт и цену при других вариантах.
• Валюта, НДС, базис: рубли или юани, цена с НДС или без, EXW/FCA/DAP. При импорте — за чей счёт таможня и доставка до границы.
• Срок действия цены: «просим указать, до какой даты действительна цена». Без этого через две недели вы будете пересогласовывать всё заново.
• Дедлайн ответа и контакт: конкретная дата и время, имя, телефон, почта. Формат — «ответ до 27.08.2026, 18:00 МСК».
• Требования к документам: паспорт качества, сертификат соответствия, декларация, инструкция на русском, гарантийный срок.
• Форма ответа: приложите пустую таблицу или попросите заполнить ваш файл. Это главный рычаг сопоставимости.

Отдельно про чертежи и спецификации: если позиция сложная, вложите PDF, а в теле письма продублируйте ключевые параметры. Половина менеджеров не открывает вложения при первом чтении.

Как сделать предложения сопоставимыми

Несопоставимость — главная боль. Один прислал цену с НДС и доставкой, второй — без НДС со склада в другом регионе, третий — за метр вместо тонны. Пока вы не привели всё к одному базису, вы сравниваете не цены, а способы их писать.

Задайте единый базис прямо в запросе

• Одна единица измерения на позицию — и напишите её заглавными: ЦЕНА ЗА 1 ТОННУ.
• Одна валюта. Импорт — фиксируйте, по какому курсу и на какую дату пересчитывать.
• Один базис поставки: «просим дать цену на условиях доставки до нашего склада в Казани». Кто хочет — пусть дополнительно даст EXW.
• Одинаковый объём партии. Если хотите увидеть скидку от объёма, просите две цены: на 5 т и на 20 т, а не «дайте лучшую цену».

Приведите ответы к одной таблице

Сводная таблица — это не отчётность, а инструмент выбора. Минимальный набор колонок: поставщик, точное наименование из его КП (не ваше!), цена за единицу, НДС, стоимость доставки, срок поставки в рабочих днях, условия оплаты, срок действия цены, комментарий. Колонка «точное наименование из КП» ловит подмену: вы просили оцинковку, а прислали чёрный металл на 12% дешевле.

Дальше считайте не цену, а полную стоимость владения: цена × количество + доставка + погрузка/разгрузка + упаковка + стоимость денег при предоплате. Отсрочка на 30 дней при ставке фондирования — это реальная скидка, и её нужно посчитать, а не «учесть на глаз». Часто поставщик №2 дороже на 3%, но даёт отсрочку и везёт за свой счёт — по итогу он дешевле.

Сбор ответов из десятков писем в одну таблицу — та часть работы, которая съедает вечера. В TurboSwift это делает ИИ-агент: он рассылает запрос с ваших почтовых ящиков, читает входящие ответы, вытаскивает цену, срок и условия и складывает их в сравнительную таблицу; доставка считается по семи транспортным компаниям, контрагент проверяется по ИНН.

Скольким поставщикам отправлять и как их искать

Рабочий ориентир — 5-7 адресатов на позицию, чтобы получить 3-4 внятных ответа. По редким и импортным позициям закладывайте 10-15: отвечает в лучшем случае каждый третий. Один-два поставщика — это не выбор, а иллюзия выбора; ваш «постоянный» знает, что альтернатив вы не смотрели.

• Производители напрямую — цена ниже, но минимальная партия выше и сроки длиннее.
• Официальные дилеры — компромисс: склад, документы, гарантия производителя.
• Трейдеры и склады — быстро и мелкими партиями, дороже на 10-25%.
• Отраслевые площадки и выставки — источник новых имён, особенно по импорту.
• Зарубежные поставщики — считайте не цену за единицу, а стоимость на вашем складе: логистика, таможня, курс, срок в пути.

Каждого нового контрагента прогоняйте по ИНН до того, как отправите предоплату: действующий статус, дата регистрации, руководитель, исполнительные производства, арбитражи, признаки массового адреса. Компания, зарегистрированная три месяца назад и просящая 100% предоплату, — это не поставщик, а лотерея.

Сроки: сколько ждать и когда напоминать

Стандартный дедлайн — 3-5 рабочих дней на типовую позицию, 7-10 на сложную с расчётом или подбором. Дедлайн ставьте конкретной датой и временем, а не «в кратчайшие сроки»: последняя формулировка означает «когда дойдут руки».

• День 0 — отправка. Утро вторника-среды даёт больший процент ответов, чем пятница вечером.
• День 1-2 — короткий звонок тем, кого вы видите впервые: «отправил запрос на почту, дошёл?». Это поднимает конверсию сильнее любого письма.
• За день до дедлайна — напоминание одной строкой с той же темой письма, чтобы оно легло в ту же цепочку.
• После дедлайна — не выбрасывайте опоздавших: занесите в таблицу с пометкой. Пригодятся в следующем раунде.
• Тем, кто ответил и проиграл, — напишите об этом. Это стоит одну минуту и окупается в следующий раз лучшей ценой.

Типовые ошибки, которые ломают закупку

• «Дайте цену на трубу» — без марки стали, ГОСТа/ТУ, диаметра, толщины стенки и объёма. Получите цену на другой товар и не заметите этого.
• Нет объёма — цена за 1 шт и за 500 шт различаются кратно. Поставщик посчитает по минимальному, а потом «уточнит».
• Нет срока действия цены — через две недели вам скажут «курс изменился», и переговоры начнутся заново.
• Разные ТЗ разным поставщикам — сравнение теряет смысл, а при обосновании НМЦК это ещё и процедурный дефект.
• Пересылка цен конкурентов — «у ваших коллег 92 рубля, дайте 88». Быстро даёт эффект, потом убивает доверие: серьёзные поставщики перестают давать реальные цифры.
• Ответы «в свободной форме» — восемь разных структур писем, и вы вручную сводите их два вечера.
• Общий адрес info@ без имени — письмо тонет. Ищите менеджера по направлению, звоните на общий номер и просите почту конкретного человека.
• Выбор по минимальной цене без учёта условий — дешевле на бумаге, дороже на складе после доставки и предоплаты.
• Нет проверки соответствия ТЗ — приняли КП, где вместо запрошенного исполнения предложен аналог, а разницу увидели при приёмке.

Шаблон запроса КП

Тема письма: Запрос КП: [позиция], [объём], доставка [город], ответ до [дата]. Тема — половина успеха: менеджер решает по ней, открывать сейчас или «потом».

Тело письма:

• Здравствуйте! Компания [название], ИНН [номер], занимаемся [чем]. Прошу дать коммерческое предложение на позиции ниже.
• 1. Предмет запроса. [Наименование, марка/материал, ГОСТ или ТУ, типоразмер, исполнение]. Аналоги — [допустимы / не допустимы; если допустимы, просим приложить сравнение характеристик].
• 2. Количество. [Число + единица]. Возможность дробления партии — укажите.
• 3. Доставка. [Город, адрес, тип разгрузки]. Просим указать стоимость доставки отдельной строкой и, дополнительно, цену на условиях самовывоза со склада.
• 4. Срок поставки. Требуется к [дата]. Просим указать срок в рабочих днях с момента [оплаты / подписания спецификации].
• 5. Оплата. Наш стандарт — [например, отсрочка 14 календарных дней после поставки]. Просим указать ваши условия и цену при 100% предоплате.
• 6. Цена. В рублях, за [единицу], с указанием ставки НДС. Просим указать срок действия цены.
• 7. Документы. Паспорт качества, сертификат/декларация соответствия, гарантийный срок, [иное].
• 8. Формат ответа. Просим заполнить приложенную таблицу и прислать КП на бланке с подписью и датой.
• 9. Срок ответа. До [дата, время] на почту [адрес]. Вопросы — [имя, телефон].
• Заранее благодарю за ответ. С уважением, [ФИО, должность, компания, телефон, почта].

Приложение — таблица для заполнения

Колонки: № · Наименование (как у вас) · Наименование по КП поставщика · Производитель · Ед. изм. · Кол-во · Цена за ед. без НДС · Ставка НДС · Сумма с НДС · Доставка · Срок поставки, раб. дн. · Условия оплаты · Срок действия цены · Комментарий. Отправляйте в редактируемом формате — таблицей, а не картинкой, иначе поставщик перепечатает по-своему.

Что делать с ответами дальше

Полученные КП — не финал, а исходник для второго круга. Порядок действий после дедлайна такой.

• Отсеять несоответствия. Проверьте каждое КП построчно против своего ТЗ. Не соответствует — либо запрос на уточнение, либо отказ, но не «примерно подходит».
• Пересчитать в единый базис. Все цены — к одной единице, валюте, точке доставки и системе НДС.
• Отсечь аномалии. Цена сильно ниже рынка — почти всегда другой товар, б/у, неликвид, остатки с истёкшим сроком хранения или неполная комплектация. Спросите прямо, что именно предлагается.
• Второй круг с двумя-тремя финалистами. Не «дайте скидку», а конкретно: «готовы взять +30% объёма при цене X», «нужен срок 10 дней вместо 20», «нужна отсрочка 21 день».
• Зафиксировать результат. Победившее КП → спецификация к договору. Цена, срок, комплектность, документы, ответственность за просрочку — из КП в договор, слово в слово.
• Сохранить историю. Все КП по позиции складывайте в одно место с датой. Через полгода это ваша база рыночных цен и готовый список адресатов для следующего запроса.

Особенности при импорте и работе с Китаем

Запрос зарубежному поставщику отличается тремя вещами. Первое: обязательно указывайте условия Инкотермс — EXW, FCA, FOB или DAP. Разница между FOB и DAP по одной позиции может достигать десятков процентов, и без базиса цифры несравнимы. Второе: спрашивайте не только цену, но и минимальную партию, срок производства и срок отгрузки отдельно — «45 дней» часто означает 45 дней производства плюс месяц в пути.

Третье: просите фото/видео с производства, спецификацию на английском и образец до крупной партии. И считайте итог на своём складе: цена + фрахт + страховка + пошлина + НДС при ввозе + сертификация + доставка от границы. Именно эта сумма сравнивается с ценой российского поставщика, а не цена за штуку в юанях.

Частые вопросы

Чем запрос КП отличается от тендера?

Запрос КП — необязывающее обращение: вы просите цену и условия, но не обязаны покупать, а поставщик не обязан удерживать цену дольше указанного срока. Тендер — формализованная процедура с регламентом, критериями оценки, сроками подачи и обязательством заключить договор с победителем. Запрос КП часто предшествует тендеру: по нему считают начальную цену.

Скольким поставщикам отправлять запрос?

На типовую позицию — 5-7 адресатов, чтобы получить 3-4 сопоставимых ответа. На редкие, крупногабаритные и импортные позиции закладывайте 10-15: отвечает в среднем каждый третий. Меньше трёх ответов — не выборка: вы не увидите рыночный коридор и не сможете обосновать выбор ни себе, ни руководителю.

Сколько ждать ответа на запрос КП?

Типовая позиция со склада — 3-5 рабочих дней. Сложная позиция с расчётом, подбором или запросом у производителя — 7-10 рабочих дней. Импорт с производства — до двух недель. Всегда ставьте конкретную дату и время, а не «в кратчайшие сроки», и напоминайте за день до дедлайна: это добавляет заметную долю ответов.

Можно ли показывать поставщику цены конкурентов?

Технически можно, но это плохая тактика на длинной дистанции. Один раз вы выторгуете 3-5%, а дальше поставщики начнут закладывать запас в первую цену, зная, что она уйдёт конкуренту. Работающая альтернатива — торговаться объёмом, сроком, регулярностью заказов и условиями оплаты: «берём +30% при цене X».

Что делать, если поставщик не отвечает на запрос?

Сначала проверьте адрес: письмо на info@ без имени часто просто не читают. Позвоните на общий номер, узнайте менеджера по вашему направлению и его прямую почту, продублируйте туда. Проверьте, не ушло ли письмо в спам — крупные вложения и много ссылок этому способствуют. Если и после звонка тишина, вычеркните: такой же будет и по поставке.

Как проверить поставщика перед оплатой?

Минимум по ИНН: действующий статус юрлица, дата регистрации, совпадение руководителя с подписантом, наличие исполнительных производств и арбитражных дел, признаки массового адреса, сдаётся ли отчётность. Отдельно — соответствие банковских реквизитов в счёте карточке компании. Молодая фирма, требующая 100% предоплаты, — повод для отсрочки или аккредитива.